عقد يوم اﻻربعاء 15 أبريل 2015 اﻻجتماع التنسيقي بين اﻻمانة العامة للاتحاد واللجنة المنظمة لبطولة التنس الدولية للاتحاد الرياضي للتضامن اﻻسلامي والمقرر إقامتها بمشيئة الله خلال الفترة من 10 إلى 18 مايو 2015 بمدينة بالمبانج بإندونيسيا وحضر اﻻجتماع من اﻻمانة العامة اﻻستاذ / اشرف سيد مسئول الشئون الفنية باﻻتحاد والسيد / Ade Karyanaسكرتير عام اللجنة اﻻولمبية الوطنية بجنوب سومطرة والسيد / Goenawan Tedjo Sutikno من اﻻتحاد الوطني للتنس ومن اللجنة المنظمة Annia Yangcik وتم مناقشة العديد من الموضوعات المتعلقة بتنظيم الدورة من حيث عدد الدول المشاركة وضرورة أن يقوم اﻻتحاد الوطني للتنس بالاتصال المباشر باﻻتحادات الوطنية للتنس في الدول الاسلامية كما تم الاطلاع على تشكيل اللجان العاملة في الدورة وإجراءات إصدار التأشيرات للفرق المشاركة والجوائز المالية المقدمة للفائزين وأماكن اﻻقامة للاعبين وإداريين وضيوف الدورة وتوفير التنقلات الداخلية التي للمشاركين وكذلك تم اﻻطلاع على اجراءات إعداد الميداليات والشهادات الخاصة بالبطولة . كما عقد اﻻجتماع الثاني مع اللجنة المنظمة يوم الخميس بمقر اللجنة اﻻولمبية الوطنية بحضور رؤساء اللجان العاملة في البطولة وتم التعرف على ما قامت به اللجان من استعدادات والمتمثلة في اﻻقامة حيث تقرر إقامة اللاعبين والمدربين في قرية اللاعبين بجوار الملاعب المخصصة للمباريات أما ضيوف البطولة وممثلي اﻻتحاد الدولي اﻻسيوي في فنادق خارجية اﻻمن تم تزويد ممثل اﻻ من بأماكن اﻻقامة والمسافات لوضع الخطة التأمينية منذ وصول الفرق وحتى مغادرته الدعاية واﻹعلان تم التنسيق حيال عمل اﻻعلانات والملحقات في أماكن الهامة ومقر إقامة الفرق والبطولة ووضع أعلم الدول المشاركة في ملعب البطولة وسيتم توثيق البطولة فيديو مع استخدام شعارات اﻻتحاد وسومطرة والبطولة واللجنة اﻻولمبية الوطنية فوتوغرافيا الميداليات والشهادات والتميمة تم التنسيق حيال تصميم ميدالية الفوز الوجه اﻻول شعار اﻻتحاد الرياضي للتضامن اﻻسلامي والوجه اﻻخر شعار البطولة والمدينة وتاريخ البطولة على أن يتم اقتراح تميمة البطولة بأسرع وقت ممكن وكذلك اقتراح تقديم كئوو صغيرة للفائزين في كل فئة حفل اﻻستقبال تم التنسيق أن يكون حفل البطولة يوم 18 مايو بحضور حاكم جنوب سومطرة وأمين عام اﻻتحاد ورئيس اللجنة اﻻولمبية الوطنية وان يتم دعوة اللجنة اﻻولمبية الماليزية ووزير الشباب والرياضة بجمهورية اندونيسيا الدول المشاركة تم التأكيد على ضرورة قيام اللجنة المنظمة واﻻتحاد الوطني للتنس بتكثيف اﻻتصاﻻت مع اﻻتحادات الوطنية لحملة على تأكيد المشاركة مع إمكانية دعوة دولة واحدة من خارج الدول اﻻعضاء باﻻتحاد والتواصل مع الدول المشاركة لتحديد مواعيد الوصول وكذلك التأشيرات المطلوبة سواء في السفارات أو عند الوصول وفي حالة أن العدد ﻻ يكون كافي سيتم تزويد بعض الدول بتذكر من دعم اﻻتحاد للبطولة المواصلات سيتم توفير سيارات لضيوف البطولة وتوفير وسيلة مواصلات يومية في حالة رغبة بعض اللاعبين لزيارة أماكن معينة في بالمبانج الرعاة المعتمدين تم التأكيد على ضرورة اﻻتفاق مع بعض الشركات أو البنوك لدعم البطولة وتم إيضاح أن الشركات التي تم التنسيق معها ستوفر الكرات أو المياة وتم اقتراح أن يتم منح بعض الهدايا للفائزين في البطولة الجوائز المالية تم التنسيق حيال إعادة توزيع الجوائز المالية حسب الدول المشاركة سواء للرجال أو السيدات